区县档案馆民生档案资源共建共享方式初探

【引言】档案资源整合的重要基础之一就是构建字段设计合理、覆盖内容全面、查全、查准率高、方便实用的档案数据库。由于民生档案信息其形成主体多元、来源分散、种类和形式多样，因此，整合共享性档案信息资源的前提必须建立专题档案数据库，为资源整合奠定坚实的基础。以平谷区档案馆为例，在馆藏16 万余卷（件）档案中，与广大人民群众息息相关的档案共有10 个门类： 婚姻档案、房产档案、招工档案、知青档案、学籍档案、移民档案、独生子女档案、兵役档案、征集档案、老照片档案。而这些民生档案除了婚姻档案和独生子女档案是单独目录号专门保管外，其他档案与文书档案顺序排列，没有单独设立目录号单独保管， 如果按照文书档案数据库的字段查阅非常不方便。因此，档案馆根据多年的查档经验，为10 个门类的专门档案分别建立了不同的数据库， 每个数据库根据档案的特点和群众利用需求的特点设立不同的字段，既涵盖了档案的内容，又可满足不同群体的利用需求，为下一步档案资源整合奠定坚实的基础。